كيف تجعل الموظف يعمل بشكل أسرع
لا شك أن وتيرة العمل في كل مكان قد زادت. من المتوقع أن نقوم بالمزيد في وقت أقل. إذن ماذا تفعل إذا كان لديك سلحفاة
في فريقك؟ كيف تشخص لماذا يستغرق وقتًا طويلاً لإنجاز عمله؟ وكيف تساعده بعد ذلك على فهم أهمية تسريع الوتيرة
– ودعمه في ذلك؟
ما يقوله الخبراء
إن العامل الأبطأ لا يقلل من إنتاجية الفريق فحسب ، بل يمكنه أيضًا أن يضر بمعنويات زملائه ، كما يقول ليندسي ماكجريجور ،
المؤلف المشارك لـ Primed to Perform والمؤسس المشارك لـ Vega Factor. “عندما يتعرض الجميع لضغوط
من أجل تحقيق أهدافهم ، فإن أي شيء يمنع الفريق من التقدم يمكن أن يصبح محبطًا حقًا.” تقول إليزابيث جريس سوندرز
، مدربة الوقت ومؤسسة
Real Life E Time Coaching & Training ، إن إخافة الناس للإسراع لن ينتهي إلا بنتائج عكسية. تقول:
“تريد أن تكون شريكًا في عملية التحسين” ، وأظهر للموظف أن العمل بسرعة أكبر يتعلق أيضًا بجعله أنجح موظف يمكنه
أن يكون – وهو أمر جيد ليس فقط لمنتج عمله ولكن لتقدمه .
العثور على مصدر البطء
يمكن أن يكون هناك العديد من الأسباب المختلفة التي تجعل شخصًا ما أبطأ مما تريد. ولكن حتى إذا كانت لديك فكرة عن جذر
المشكلة ، فإن أفضل طريق للمضي قدمًا هو السؤال ببساطة. لا تدخل في المحادثة بأفكار مسبقة. قد يكون موظفك يعاني في
مهمة جديدة ، أو أنه يسعى إلى الكمال لدرجة أنه يكرس الكثير من الوقت لمشاريع معينة. قد تكون بطيئة لأنها تنتظر العمل
المتأخر من أعضاء الفريق الآخرين ، أو قد لا تدرك حتى أنها لا تلبي التوقعات. يقول ماكجريجور:
“ابدأ بافتراض النية الإيجابية”. “افترض أن هذا الشخص يريد القيام بعمل جيد وإذا عرف كيف ، سيفعل ذلك.
” إذا تعاملت مع المحادثة بفضول ، فستكون في وضع أفضل لعصف ذهني بحلول عملية وفعالة.
ضع توقعات واضحة ومحددة
ربما لا يدرك موظفك المتأخر أنه بطيء ، جزئيًا لأنه لا يفهم ما هو متوقع منه. يقول ماكجريجور: “من أصعب الأشياء التي يجب
أن يتعلمها أي شخص في وظيفة جديدة هو اكتشاف الشكل” الجيد “. “يتطلب الأمر الكثير من الجهد من جانب المدير ليوضح
لشخص ما ماهية ذلك.” بدلاً من تكليف العامل بتقرير مالي متأخر ، اجلس وقم بإنشاء جدول زمني محدد للتسليمات.
أعطها إرشادات حول المكان الذي تريدها أن تؤكد فيه على وقتها ، وكذلك المدة التي يجب أن يستغرقها شيء ما.
الشخص الذي يسعى إلى الكمال سيستفيد أيضًا منتحديد مواعيد نهائية واضحة. يقول سوندرز:
“الأشخاص الذين يتسمون بالكمال يجدون صعوبة حقًا في التمييز بين ما يهم الكمال وعندما لا يكون كذلك”
. هذا يعني أن تحديد الأهداف متروك لك ،
القضاء على الحواجز والعقبات
قد تكون هناك عوائق أمام سير عمل الموظف لا تعرفها حتى. قد يكون إنجاز العمل في الوقت المناسب أمرًا مستحيلًا ، على سبيل
المثال ، إذا كان لدى الموظف موكب ثابت من الأشخاص الذين يأتون إلى مكتبه يطلبون المساعدة أو المشورة.
أو قد تعلم أن الموظف المتأخر لديك لا يمتلك كل البرامج أو المعدات التي يحتاجها لأداء وظيفته بفعالية. يقول سوندرز:
“في بعض الأحيان تكون الأنظمة قديمة ، أو ببساطة لا يعرف العمال كيفية استخدام الأدوات المتوفرة لديهم ويحتاجون إلى التدريب
“. قد يقوم العامل لديك ببعض المهام يدويًا ، على سبيل المثال ، سيتم إنجاز ذلك بسرعة أكبر باستخدام الأدوات الرقمية.
أو قد تحتاج إلى وصول منتظم إلى طابعة موجودة في جميع أنحاء
المكتب. اطرح أسئلة مفصلة حول عمليتها ، وابحث بشكل مشترك عن الحلول التي يمكن أن تساعدها في تسريع سير عملها.
تجنب استخدام البيانات كسلاح
قد يكون لديك الكثير من البيانات جاهزة توضح كيفية أداء عاملة معينة بوتيرة بطيئة مقارنة بزملائها. يقول مكجريجور إن مثل هذه
المعلومات يمكن أن تستخدم في الخير والشر. إذا كنت تستخدم هذه البيانات بالطريقة الصحيحة – على سبيل المثال ، كإشارة تنبيه تركز
الموظف على نتائج العملاء – فقد يساعدها ذلك على تحسين عادات عملها بمرور الوقت. وتقول: “لكن إذا أحرجت الناس به ، أو
استخدمته للحصول على مكافآت صريحة ، فسيأخذ الناس طرقًا مختصرة لتحقيق الأهداف بالاسم ، ولكن ليس الروح”. نظرًا لأنك تحاول
تجنب موقف المواجهة على أي حال ، يجب عليك أيضًا تجنب استخدام البيانات كهراوة للحصول على النتائج التي تريدها.
قسّم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر قسّم
المشاريع إلى مخرجات أصغر وتحقق في المواعيد النهائية المحددة مسبقًا للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة. يقول سوندرز إن هذه
لاستراتيجية يمكن أن تساعد بشكل خاص في المماطلين. “يمكن أن يساعد تقسيمها إلى أجزاء أصغر الأشخاص الذين يعانون من
التسويف على الشعور بإحساس أكبر بالإلحاح والمتابعة في الوقت المناسب.” وجدت الأبحاث أن الشعور بالتقدم الناتج عن المكاسب
الصغيرة يساعد الموظفين أيضًا على البقاء متحمسًا.
اعثر على المشاريع التي يستمتعون بها
عندما تأخذ الوقت الكافي لاكتشاف ما يستمتع به الأشخاص ، ستجد غالبًا أفضل ما لديهم. سيؤدي تعيين العمال إلى المزيد من المشاريع
التي يستمتعون بها إلى تحسين أداء عملهم بشكل طبيعي. يقول سوندرز: ” يمكن للناس بالتأكيد أن يتباطأوا بسبب الإرهاق “. “يمكنهم
التباطؤ بسبب الملل من الأشياء ، أو عدم الاستمتاع بما يفعلونه.” إذا كانت لديك المرونة في تقديم المهام التي تعرف أنهم يستمتعون بها ،
فمن المحتمل أن ينتهي بك الأمر مع موظفين أسرع وأكثر إنتاجية.
لا تنسَ تقديم الملاحظات
حتى إذا كنت قد قمت بعمل فعال للوصول إلى جذر المشكلة ومساعدة موظف أبطأ في البحث عن اختصارات ذكية ، فإن أهم مهمة لك
كمدير هي المتابعة وتقديم التعليقات.. إذا تحسنوا ، فتأكد من إخبارهم بذلك – وفي كثير من الأحيان ، كما يقول مكجريجور. “وتذكر ربط
التحسينات بتطورهم الشخصي وقدرتهم على التقدم والنمو في الوظيفة” ، كما تقول. وبالمثل ، إذا كان بإمكانك إيجاد طرق للتعرف على
هذا الشخص أو فريقه كمكافأة لتحسين السلوك ، فافعل ذلك ، كما يقول سوندرز. وتقول: “إن إحدى الطرق التي يكون فيها الناس أكثر
تحفيزًا هي مساءلتهم أمام زملائهم”. “إذا كان هناك نوع من المكافأة الجماعية لفريق يقوم بأشياء في الوقت المحدد أو حتى السرعة ، فقد
يكون ذلك في الواقع محفزًا بشكل لا يصدق.”
مبادئ يجب تذكرها
فعل:
- تعال إلى الطاولة بفضول لمعرفة سبب بطء الموظف عن غيره. قد تتفاجأ من السبب الحقيقي.
- كن واضحًا بشأن الأهداف والمواعيد النهائية المحددة لمساعدتهم على فهم ما تتوقعه منهم.
- قدم لهم المشاريع والمهام التي يستمتعون بها. العمال السعداء هم بطبيعة الحال عمال أسرع.
لا تفعل:
- واجههم ببيانات عن بطئهم مقارنة بالآخرين. من المرجح أن تقتل هذه الاستراتيجية دوافعهم ومعنوياتهم ، أو تؤدي إلى طرق مختصرة لها عواقب غير متوقعة.
- اترك كل شيء لهم لإجراء تغييرات على بيئتهم أو سير العمل. ساعدهم في تبادل الأفكار والحصول على أدوات محدثة إذا احتاجوا إليها.
- ننسى المتابعة من خلال التعرف على أدائهم المحسن أو عن طريق السؤال عما يمكن فعله لمساعدتهم.
دراسة حالة رقم 1: ادعم أصحاب الكمال لديك وابحث عن أدوات لتوفير الوقت ، كان لدى
مايك كاتانيا ، المؤسس المشارك لموقع التوفير PromotionCode.org ، موظف كان الأفضل والأسوأ. عملت في إدخال البيانات
التي تؤكد رموز الترويج التي تم تقديمها بعد ذلك لعملاء الموقع ، وهيمنت على تصنيفات الدقة للموظفين ، حيث نشرت بانتظام معدلات
دقة تقارب 100 بالمائة لإدخالاتها ، مقارنة بمتوسط 80 بالمائة لأقرانها. لكنها لم تقدم سوى نصف الأرقام المتوقعة فقط لأنها كانت
تسعى إلى الكمال. سيتم التحقق من التواريخ والأوصاف ثلاث مرات ، وكانت تتصل بالمتاجر لتأكيد العروض الترويجية – وهو أمر
نادرًا ما يفعله زملاؤها الأسرع.
تابع معنا كيف تجعل الموظف يعمل بشكل أسرع
تقول كاتانيا:
“لم تكن” سلحفاتنا “كسولة ولا تفتقر إلى فهم التوقعات. “كانت بلا شك الأكثر مهارة في فريقنا ، ولهذا السبب كان جعلها
تعمل ببساطة أسرع أمرًا بالغ الأهمية.”
جلست كاتانيا مع الموظفة عدة مرات لجعلها تعمل بشكل أسرع ، لكنها كانت دائمًا محادثة صعبة ، لأن جودة عملها كانت لا تشوبها
شائبة. يقول: “لقد مكنتها إلى حد ما”. “لقد كانت جيدة جدًا لدرجة أنني فهمت ، لماذا يجب أن أعرض أدائها للخطر أو أديرها
بالتفصيل؟ لذا فقد تحملنا ذلك “.
حدث اختراق عندما استثمرت الشركة في نظام داخلي يمكنه التحقق من صحة الكثير من عمل إدخال البيانات تلقائيًا. بعد بضعة أشهر ،
أصبحت الموظفة واثقة من النظام الجديد بما يكفي للتخلي عن روتينها المجرب والصحيح. تقول كاتانيا: “حتى الآن ، لا تزال واحدة من
الأشخاص الأبطأ في إدخال البيانات ، ولكن وجود نظام يدعم عملها أدى إلى تحسين سرعتها بنحو 30 في المائة ، وهو ما يكفي لدفع
سرعتها إلى نطاق مقبول”.
خلاصة القول ، تقول كاتانيا: “اصنع أنظمة تدعم أفضل الأشخاص لديك بمجرد أن تعرف أنهم أفضل الأشخاص لديك.”
دراسة الحالة رقم 2: ضع توقعات واضحة وقم بتسجيل الوصول بانتظام
بعد أن أخذت لاريسا نوني ، مديرة الحالة في شركة للهجرة في
فلوريدا ، إجازة طبية قصيرة ، عادت للعمل بسبب شكاوى واسعة النطاق من أن المساعد الجديد كان بطيئًا للغاية بالنسبة لوتيرة المكتب
. وتقول: “كانت الترجمات بطيئة ، ولم يكن العملاء يتلقون مكالماتهم مرة أخرى ، وكانت استمارات طلبات الهجرة تستغرق وقتًا طويلاً
حتى تنتهي”. بصفتها قائدة الفريق ، كان على لاريسا معالجة الوضع.
بدلاً من استدعاء الأداء المتأخر للمساعد ، وضعت لاريسا سياسة جديدة ، تحت ستار التنظيم. وقد اشتمل على اجتماع قصير وجهاً لوجه
صباح يوم الاثنين لمناقشة عبء القضايا والمهام في ذلك الأسبوع. تقول لاريسا: “كنت سأدرج معها في القائمة حول ما كان معلقًا لكل
عميل ، وسأعطيها موعدًا نهائيًا لكل عميل”. بحلول نهاية الأسبوع الأول ، تحسن أداء المساعد بشكل ملحوظ. لم تكن على دراية بتفاصيل
الحالات مثل بعض الموظفين الآخرين الذين عملوا في المكتب لفترة أطول ، لكنها كانت تعمل بشكل أسرع وتفي بالمواعيد
النهائية. حرصت لاريسا على الثناء على أدائها وإخبارها بأنها عضو مهم في الفريق.
تقول لاريسا: “أدركت أنها ربما لم تدرك أنها كانت متخلفة في البداية”. بدون توقعات واضحة ، “كيف يمكنها أن تعرف؟”
نتمني ان تكوف كيف تجعل الموظف يعمل بشكل أسرع !